ERP Obsoleto e Logística como Centro de Custos: Um Entrave à Competitividade

 

ERP Obsoleto e Logística como Centro de Custos: Um Entrave à Competitividade

Comecei minha carreira muito jovem na área de logística, quando ainda não era nem um termo muito comum, em uma multinacional, uma das primeiras a implementar as inovações logísticas. Aprendi há muito tempo que a logística é uma divisão estrategicamente importantíssima para a expansão dos negócios.

Hoje ainda vejo empresas tratando a Logística apenas como um Centro de Custos. Isso me causa uma tristeza, e por isso elaborei um artigo com uma análise dos problemas crônicos, as medidas que precisam ser tomadas e a importância de uma mudança na mentalidade da gestão, especialmente em relação à logística estratégica.

Ainda é surpreendente constatar que, em pleno século XXI, inúmeras empresas no Brasil operam com sistemas de gestão empresarial (ERP) cuja parametrização remonta aos anos 90. Implementados por profissionais que, muitas vezes, não possuíam a expertise necessária para extrair o máximo potencial dessas ferramentas, esses sistemas se tornaram verdadeiros "dinossauros tecnológicos". O resultado é um cenário de processos engessados, informações subutilizadas e uma grande incapacidade de adaptação às demandas de um mercado globalizado e cada vez mais exigente.

Um dos sintomas mais evidentes dessa deficiência de gestão é a persistente visão da logística como um mero centro de custos. Essa mentalidade arcaica impede que as empresas explorem o verdadeiro potencial da logística estratégica, capaz de gerar retornos financeiros incalculáveis, otimizar o nível de serviço e impulsionar a satisfação do cliente. A relutância em investir em uma logística mais robusta, sob a falsa premissa de "maiores custos", revela uma miopia estratégica que compromete a competitividade e o crescimento sustentável dessas organizações.

A combinação de um ERP mal parametrizado e uma visão limitada da logística gera uma série de problemas crônicos que afetam profundamente a operação e a estratégia das empresas:

 

Processos Engessados e Ineficientes: A Herança da Parametrização Deficiente do ERP

A parametrização inadequada de um sistema ERP, realizada muitas vezes em um contexto operacional e tecnológico distinto do atual, age como uma âncora que impede a evolução dos processos empresariais. O que outrora pôde representar uma solução eficiente, com o tempo e as mudanças no mercado, transforma-se em um conjunto de etapas lentas, redundantes e desprovidas de valor agregado. Essa cristalização de processos obsoletos não apenas onera a operação diária, consumindo tempo e recursos desnecessariamente, mas também dificulta a incorporação de novas práticas e tecnologias que poderiam impulsionar a produtividade e a competitividade da organização. A rigidez imposta por um ERP mal configurado impede a agilidade e a flexibilidade essenciais para responder às dinâmicas do mercado.

A incapacidade de adaptar o sistema ERP a novas necessidades e fluxos de trabalho representa um entrave significativo à otimização contínua. As áreas da empresa, incluindo a logística, encontram-se limitadas pelas funcionalidades e configurações preexistentes, dificultando a implementação de melhorias que poderiam simplificar tarefas, eliminar gargalos e aumentar a eficiência global. A resistência ou a complexidade em modificar o ERP para acompanhar as demandas em constante mutação leva a soluções paliativas e processos paralelos, fragmentando a informação e comprometendo a integridade dos dados. Essa inabilidade em evoluir o sistema de gestão impede que a empresa alcance níveis superiores de desempenho e explore novas oportunidades de crescimento e inovação.

 

Subutilização de Dados e Falta de Visibilidade: A Cegueira Estratégica Imposta por um ERP Deficiente

Um sistema ERP inadequadamente configurado transforma o vasto potencial de dados da empresa em um recurso subutilizado e, por vezes, inacessível. A dificuldade em coletar informações de forma estruturada, aliada à incapacidade de processá-las e analisá-las eficientemente, impede a extração de insights cruciais para a formulação de estratégias robustas, especialmente na complexa área da logística. Dados relevantes sobre o desempenho de fornecedores, a movimentação de mercadorias, os níveis de estoque e a eficiência do transporte permanecem isolados em silos de informação ou em formatos que dificultam sua interpretação. Essa fragmentação do conhecimento impede uma visão holística da operação, obscurecendo tendências importantes e oportunidades de melhoria que poderiam otimizar custos e aprimorar o serviço ao cliente.

A consequente falta de visibilidade sobre o desempenho da cadeia de suprimentos, dos estoques e das operações de transporte acarreta sérias limitações para a gestão. Sem informações precisas e em tempo hábil, torna-se impossível identificar gargalos que prejudicam o fluxo de materiais, prever a demanda com acurácia para evitar rupturas ou excessos de estoque, e otimizar rotas e modais de transporte para reduzir custos e prazos de entrega. Essa "cegueira estratégica" compromete a capacidade da empresa de tomar decisões informadas e proativas, expondo-a a riscos como perdas financeiras, insatisfação de clientes e a perda de competitividade em um mercado cada vez mais orientado por dados.

 

Dificuldade na Integração de Novas Tecnologias: O Isolamento Tecnológico como Barreira à Evolução Logística

Sistemas ERP que carregam a marca da obsolescência frequentemente se mostram como ilhas tecnológicas, apresentando significativas barreiras à integração com o ecossistema de novas tecnologias e soluções digitais que permeiam a logística moderna. A dificuldade em estabelecer uma comunicação fluida e eficiente com sistemas especializados como WMS para otimização de armazéns, TMS para gerenciamento de transporte, plataformas de e-commerce para a expansão de canais de venda e ferramentas de análise de dados avançada para a obtenção de insights preditivos, aprisiona a empresa em um modelo operacional defasado. Essa desconexão tecnológica impede a automação de processos, a troca de informações em tempo real e a implementação de fluxos de trabalho mais ágeis e inteligentes, limitando severamente o potencial de modernização da operação logística.

A incapacidade de integrar o ERP a essas novas ferramentas digitais não apenas dificulta a adoção de práticas mais eficientes e inovadoras, mas também impede a empresa de aproveitar os benefícios da transformação digital na cadeia de suprimentos. A ausência de uma arquitetura de sistemas aberta e flexível obstaculiza a implementação de soluções que poderiam aumentar a visibilidade, otimizar a tomada de decisões, melhorar a colaboração com parceiros e, em última análise, agregar maior valor ao cliente. Esse isolamento tecnológico condena a operação logística a permanecer em um patamar de eficiência inferior, perdendo oportunidades de ganhos significativos em termos de custos, prazos e qualidade do serviço, cruciais para a competitividade no cenário atual.

 

Resistência à Mudança e Falta de Conhecimento: O Peso da Inércia na Operação do ERP

A equipe encarregada da operação do sistema ERP, em muitos casos a mesma que participou de sua implementação inicial há muitos anos, pode naturalmente desenvolver uma resistência à adoção de novas práticas e funcionalidades. Essa resistência, muitas vezes enraizada na familiaridade com os processos existentes e no receio do desconhecido, torna-se um obstáculo significativo à modernização e otimização do sistema. A falta de exposição a novas tecnologias e metodologias, somada à ausência de uma compreensão profunda das capacidades avançadas do ERP, limita a capacidade da equipe de identificar oportunidades de melhoria e de utilizar a ferramenta em seu potencial máximo. Essa inércia operacional perpetua a utilização do sistema de forma subótima, mantendo os processos engessados e ineficientes.

A ausência de um investimento contínuo em treinamento e desenvolvimento profissional agrava ainda mais essa situação. Sem a oportunidade de adquirir novos conhecimentos e habilidades, a equipe permanece presa a um entendimento limitado do ERP, replicando as mesmas práticas inadequadas ao longo do tempo. A falta de capacitação impede que os profissionais explorem as funcionalidades mais recentes e relevantes do sistema, que poderiam automatizar tarefas, fornecer insights mais profundos e otimizar os fluxos de trabalho, inclusive na área logística. Essa lacuna de conhecimento não apenas limita a eficiência operacional, mas também dificulta a adoção de uma cultura de melhoria contínua e a capacidade da empresa de se adaptar às novas demandas do mercado.

 

Visão da Logística Exclusivamente como Custo: A Miopia Estratégica que Compromete o Valor

A persistente mentalidade que confina a logística à categoria de mero centro de custos induz a empresa a uma série de decisões estratégicas equivocadas, com impactos negativos em toda a cadeia de valor. A busca incessante pelo fornecedor de transporte mais barato, por exemplo, frequentemente sacrifica a qualidade e a confiabilidade do serviço, resultando em atrasos, avarias e insatisfação do cliente. Da mesma forma, a negligência em relação à otimização de rotas e estoques, motivada pela tentativa de minimizar gastos imediatos, pode levar a ineficiências operacionais, aumento dos custos de armazenagem e perdas por obsolescência. Essa visão limitada impede a identificação de oportunidades para reduzir custos a longo prazo por meio de investimentos estratégicos em tecnologias e processos mais eficientes.

Essa estreita perspectiva financeira ignora o potencial da logística como um fator de diferenciação e agregação de valor ao cliente. Uma logística eficiente e bem gerenciada contribui diretamente para a satisfação do cliente através de entregas rápidas, confiáveis e com rastreamento preciso. Além disso, a otimização da cadeia de suprimentos pode reduzir prazos de entrega, aumentar a flexibilidade e permitir a personalização de serviços, elementos que fortalecem a reputação da marca e a fidelidade do cliente. Ao enxergar a logística apenas como um custo a ser minimizado, a empresa perde a oportunidade de transformá-la em uma vantagem competitiva sustentável, capaz de impulsionar o crescimento e a rentabilidade a longo prazo.

 

Impacto Negativo na Experiência do Cliente: A Logística Falha como Detrator da Satisfação

A ineficiência intrínseca aos processos logísticos mal estruturados, somada à ausência de visibilidade sobre o fluxo de mercadorias e à priorização de cortes de custos em detrimento da qualidade do serviço, converge para um impacto inevitavelmente negativo na experiência do cliente. Atrasos nas entregas, quebras de prazos prometidos e a falta de comunicação proativa geram frustração e minam a confiança na empresa. Informações imprecisas sobre o status dos pedidos, dificuldades no rastreamento das encomendas e um atendimento pós-venda moroso ou ineficaz em solucionar problemas logísticos contribuem para uma percepção negativa da marca, transformando potenciais defensores em detratores.

Essa deterioração da experiência do cliente, resultante de uma logística deficiente, tem consequências diretas na satisfação e na fidelidade. Clientes insatisfeitos tendem a buscar alternativas no mercado, impactando a retenção e o lifetime value. Além disso, a disseminação de experiências negativas, facilitada pelas mídias sociais e plataformas de avaliação online, pode prejudicar a reputação da empresa e dificultar a aquisição de novos clientes. Em um cenário competitivo onde a experiência do cliente se tornou um diferencial crucial, negligenciar a qualidade da logística em favor de uma redução de custos de curto prazo representa um risco significativo para a sustentabilidade e o crescimento do negócio.


Perda de Oportunidades Estratégicas: A Cegueira que Oculta o Potencial Competitivo da Logística

A incapacidade de reconhecer a logística como um elemento estratégico fundamental priva as empresas de explorar diversas avenidas para a obtenção de vantagens competitivas significativas. Ao limitar a visão da logística à mera execução operacional, a gestão deixa de perceber como uma cadeia de suprimentos eficiente e bem orquestrada pode se traduzir em um diferencial de mercado. Uma logística otimizada tem o poder de agregar valor intrínseco ao produto ou serviço, seja através da redução de custos que podem ser repassados ao cliente, seja pela garantia de uma disponibilidade superior e prazos de entrega mais atrativos que os da concorrência.

Ademais, uma gestão logística estratégica possibilita oferecer maior flexibilidade e personalização nas opções de entrega, adaptando-se às necessidades específicas de diferentes segmentos de clientes e fortalecendo o relacionamento e a lealdade. A capacidade de responder rapidamente a demandas variáveis, de oferecer serviços de entrega customizados e de manter uma comunicação transparente durante todo o processo logístico contribui para uma experiência do cliente superior, consolidando a posição da empresa no mercado e abrindo portas para novas oportunidades de crescimento e expansão. Ao negligenciar o potencial estratégico da logística, as empresas inadvertidamente abrem espaço para que concorrentes mais visionários capitalizem esses diferenciais e conquistem uma fatia maior do mercado.

 

Medidas Cruciais para a Transformação: Um Caminho Integrado da Tecnologia à Cultura Organizacional

A superação dos problemas crônicos que assolam empresas com ERPs defasados e uma visão limitada da logística exige uma intervenção multifacetada que transcende a mera atualização tecnológica. A transformação efetiva demanda uma abordagem abrangente que simultaneamente enderece as deficiências do sistema de gestão empresarial e promova uma profunda reorientação da mentalidade da gestão em relação ao papel estratégico da logística. Essa jornada integrada reconhece que a modernização do ERP, seja por meio de uma reengenharia ou da implementação de uma nova plataforma, é um pilar fundamental para otimizar processos e habilitar a coleta e análise de dados relevantes. No entanto, o sucesso dessa modernização depende intrinsecamente de uma mudança cultural na organização, onde a logística é elevada de um centro de custos a um vetor de valor e vantagem competitiva.

A mudança de mentalidade da gestão, por sua vez, impulsiona a priorização de investimentos estratégicos em logística, a adoção de novas tecnologias e a implementação de práticas inovadoras que beneficiam toda a cadeia de valor e a experiência do cliente. Sem essa visão estratégica renovada, mesmo um ERP moderno e bem parametrizado pode ter seu potencial subutilizado, perpetuando a ineficiência e a perda de oportunidades. Portanto, a verdadeira transformação reside na sinergia entre a modernização tecnológica e a evolução da cultura organizacional, onde a gestão compreende e internaliza o papel crucial da logística como um pilar estratégico para o crescimento sustentável e a competitividade no mercado.

 

Auditoria Detalhada do ERP e dos Processos

O primeiro passo crucial é realizar uma auditoria completa do sistema ERP e dos processos de negócio, com foco especial nos processos logísticos. Essa auditoria deve identificar:

A parametrização atual do sistema e sua aderência às necessidades atuais da empresa.

Os gargalos e ineficiências nos processos decorrentes da configuração do ERP.

As funcionalidades do ERP que estão sendo subutilizadas ou não utilizadas.

As necessidades de informação e os indicadores de desempenho (KPIs) relevantes para a gestão logística que não estão sendo adequadamente monitorados.

A integração do ERP com outros sistemas e a necessidade de novas integrações.

 

 Reengenharia ou Implementação de um Novo ERP

Com base nos resultados da auditoria, a empresa deverá decidir entre uma reengenharia profunda da parametrização do ERP existente ou a implementação de um novo sistema. A decisão dependerá da complexidade da situação, do grau de obsolescência do sistema atual e dos objetivos estratégicos da empresa.

 

Reengenharia do ERP

Envolve a revisão e a otimização da configuração do sistema existente, com o objetivo de alinhar os processos às melhores práticas de mercado e aproveitar ao máximo as funcionalidades disponíveis. É fundamental envolver consultores especializados em ERP e nos módulos de logística para garantir uma parametrização eficiente e aderente às necessidades específicas da empresa.

 

Implementação de um Novo ERP

 Em casos em que o sistema atual é muito antigo, inflexível ou não atende às necessidades da empresa, a implementação de um novo ERP pode ser a melhor opção. A escolha do novo sistema deve levar em consideração a escalabilidade, a capacidade de integração com outras soluções, a facilidade de uso e a aderência às necessidades específicas da área logística.

 

Investimento em Capacitação e Desenvolvimento Profissional

A modernização do ERP e a otimização dos processos logísticos exigem profissionais qualificados e atualizados. É fundamental investir em programas de treinamento e desenvolvimento para a equipe interna, abrangendo desde o uso eficiente do ERP até as melhores práticas de gestão logística, novas tecnologias e análise de dados.

 

Implementação de Soluções Complementares para a Logística

Mesmo com um ERP moderno e bem parametrizado, a implementação de soluções complementares específicas para a logística pode trazer ganhos significativos em eficiência e visibilidade. Algumas dessas soluções incluem:

Sistema de Gerenciamento de Armazéns (WMS): Otimiza as operações de armazenagem, desde o recebimento até a expedição, controlando estoques, movimentações e o trabalho da equipe.

Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS): Planeja e executa as operações de transporte, otimizando rotas, cargas, custos e a comunicação com transportadoras.

Ferramentas de Rastreamento e Monitoramento: Permitem o acompanhamento em tempo real da localização e do status das mercadorias, melhorando a visibilidade e a comunicação com os clientes.

Soluções de Business Intelligence (BI) e Analytics: Permitem a análise de grandes volumes de dados logísticos, identificando tendências, gargalos e oportunidades de melhoria.

 

Adoção de uma Mentalidade de Logística Estratégica

A mudança mais crucial, e talvez a mais desafiadora, é a adoção de uma mentalidade de logística estratégica por parte da alta gestão. Isso implica em:

 

Reconhecer o Valor Estratégico da Logística: Compreender que a logística não é apenas um custo a ser minimizado, mas sim um fator crítico de sucesso que impacta diretamente a competitividade, a rentabilidade e a satisfação do cliente.

Integrar a Logística à Estratégia Geral da Empresa: Alinhar os objetivos e as ações da área logística com os objetivos estratégicos da organização, garantindo que a cadeia de suprimentos suporte o crescimento e a diferenciação da empresa.

Investir em Tecnologia e Inovação: Estar aberto à adoção de novas tecnologias e práticas inovadoras que possam otimizar a operação logística e agregar valor ao cliente.

 

A Urgência Ignorada: Quando a Obsessão pelo Menor Custo no Transporte Estrangula a Logística

A rotina de inúmeras empresas brasileiras é marcada por problemas logísticos diários, uma consequência direta da ausência de uma estratégia logística adequada. Frequentemente, a gestão prioriza implacavelmente a obtenção do menor custo no transporte, uma visão míope que negligencia as necessidades intrínsecas do negócio. A escolha de parceiros logísticos, embora possa parecer econômica inicialmente, muitas vezes falha em atender demandas de urgência, expondo a fragilidade de uma logística moldada unicamente por valores negociados. A raiz do problema não reside invariavelmente na ineficiência do transportador, mas sim em uma estratégia logística que subestima a importância da agilidade e da capacidade de resposta.

Nesse contexto, a logística responsiva emerge como uma alternativa capaz de mitigar os impactos negativos da urgência não atendida. Ao priorizar a velocidade e a flexibilidade na resposta às demandas, a logística responsiva oferece um retorno mais imediato e alinhado com as necessidades dinâmicas da empresa. Contudo, essa agilidade inerente geralmente implica em um custo financeiro superior em comparação com as opções de transporte mais econômicas e menos flexíveis. A dicotomia entre custo e agilidade expõe um dilema estratégico crucial: a disposição da empresa em investir em uma logística que, embora aparentemente mais dispendiosa, garante a fluidez das operações, a satisfação do cliente e, em última análise, a sustentabilidade do negócio a longo prazo.

Focar na Experiência do Cliente: Entender que a logística desempenha um papel fundamental na experiência do cliente e buscar continuamente formas de melhorar o nível de serviço, a agilidade e a confiabilidade das entregas.

Mensurar e Monitorar o Desempenho Logístico: Definir indicadores de desempenho (KPIs) relevantes para a área logística e monitorá-los de forma contínua, utilizando os dados para identificar oportunidades de melhoria e avaliar o retorno dos investimentos.

6. Mudança na Gestão (Quando Necessário): Em alguns casos, a resistência à mudança e a persistência da visão da logística como centro de custos podem estar enraizadas na própria gestão da empresa. Se os líderes não demonstrarem abertura para adotar uma nova mentalidade e não apoiarem as iniciativas de modernização e otimização da logística, pode ser necessário considerar mudanças na equipe de gestão. A liderança precisa ser visionária, estar disposta a investir em uma logística estratégica e entender o impacto positivo que essa área pode ter nos resultados da empresa.

 

Conclusão

A Urgência da Transformação para a Competitividade Sustentável

A situação descrita, infelizmente comum no cenário empresarial brasileiro, representa um sério obstáculo à competitividade e ao crescimento sustentável. Empresas que persistem em operar com ERPs obsoletos e com uma visão limitada da logística estão fadadas a perder espaço para concorrentes mais ágeis, eficientes e focados no cliente.

A transformação exige uma abordagem multifacetada, que envolve a modernização tecnológica, a otimização de processos, o investimento em capacitação e, principalmente, uma profunda mudança na mentalidade da gestão. A logística estratégica, quando compreendida e implementada em sua plenitude, deixa de ser um centro de custos para se tornar um poderoso motor de valor, impulsionando a eficiência operacional, a satisfação do cliente e, consequentemente, os resultados financeiros da empresa.

A decisão de investir em uma logística estratégica e em sistemas de gestão modernos não é apenas uma questão de otimização de custos; é uma questão de sobrevivência e de posicionamento competitivo no mercado atual e futuro. As empresas que reconhecerem a importância dessa transformação e agirem proativamente colherão os frutos de uma operação mais eficiente, de clientes mais satisfeitos e de um crescimento mais sustentável.


Francisco Ramos Lopes

MBA em Logística e Supply Chain e graduação em Gestão de Logística Empresarial. Green Belt lean Six Sigma. Vasta experiência em logística inbound e outbound. Carreira feita em empresas Multinacional e nacional de grande porte nos segmentos produtos de Higiene e limpeza, alimentos e Transportes. ERP Infor e Protheus

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